【DSE BAFS】Books of Original Entry 日記簿｜Daybook 去到分類帳
Books of Original Entry（原始分錄簿／日記簿）係交易由 source document（原始憑證）首次入帳嘅 daybooks，再過帳去 ledgers（分類帳），最後先編成 Trial Balance（試算表）。Debit Note／Credit Note 就係其中一種原始憑證。DSE 要識課堂常用有邊幾本、記咩、點過帳，同 Trial Balance、錯誤更正。
作者：Rafael Ng（GUTS EDUCATION 高士教育 BAFS／Econ 導師）｜最後更新：2026年11月13日
Books of Original Entry / 日記簿係咩？
日記簿（Books of Original Entry / Daybooks）嘅功能，係按交易類型把原始憑證先記入適當嘅本，再過帳去分類帳。常見憑證包括發票（invoice）、Debit Note／Credit Note、收據、支票同 journal voucher 等。
分類帳（Ledgers）先係按帳戶去累積借貸同結餘。DSE 最易混淆嘅就係把「憑證」當成「已經入咗日記簿」，或者把日記簿同分類帳當成同一本帳。正確流程係：憑證 → 日記簿 → 分類帳 → 試算表，再去財務報表。
課堂常用嘅 6 本 Daybook 同記咩
課堂通常教呢 6 本 daybook，各自記一類經常發生嘅交易：
- 銷貨日記簿（Sales journal / Sales day book）：賒銷貨品。
- 購貨日記簿（Purchases journal / Purchases day book）：賒購貨品。
- 銷貨退回日記簿（Returns inwards / Sales returns journal）：顧客退貨。
- 購貨退回日記簿（Returns outwards / Purchases returns journal）：向供應商退貨。
- 現金簿（Cash book）：現金同銀行收支。現金簿同時有日記簿同現金／銀行帳戶嘅功能，但佢仍然係一本 daybook，唔等於銀行往來調節表。
- 普通日記簿（General journal / Journal proper）：唔適合記入以上專用日記簿嘅分錄，例如開業分錄、期末調整、錯誤更正、壞帳同非經常項目。
| Daybook | 主要記咩 | 典型原始憑證 |
|---|---|---|
| 銷貨日記簿 Sales journal | 賒銷貨品 | 銷貨發票 |
| 購貨日記簿 Purchases journal | 賒購貨品 | 購貨發票 |
| 銷貨退回日記簿 Returns inwards journal | 顧客退貨 | Credit Note（發給顧客）等 |
| 購貨退回日記簿 Returns outwards journal | 向供應商退貨 | Debit Note／供應商 Credit Note 等 |
| 現金簿 Cash book | 現金同銀行收支 | 收據、支票、銀行通知等 |
| 普通日記簿 General journal | 唔適合記入專用日記簿嘅分錄 | Journal voucher、調整同更正相關憑證 |
過帳去 Ledgers / 分類帳
過帳（posting）就係把日記簿嘅分錄，轉去對應嘅分類帳帳戶。課堂常用三大分類帳：
- 銷貨分類帳（Sales ledger）：各個應收貨款（trade receivables）客戶帳戶。
- 購貨分類帳（Purchases ledger）：各個應付貨款（trade payables）供應商帳戶。
- 總分類帳（General ledger）：銷貨、購貨、現金、銀行、資本、費用、銷貨分類帳統制帳戶等同其他帳戶。
例如賒銷會先入銷貨日記簿，再過帳去該客戶喺銷貨分類帳嘅帳戶，同總分類帳嘅銷貨帳戶（以及相關統制帳戶，若題目有要求）。漏過帳、過錯帳或過錯邊本，試算表同客戶／供應商結餘就會唔啱。
| 步驟 | 做咩 | DSE 提醒 |
|---|---|---|
| 1. 原始憑證 | 收齊 invoice、Debit/Credit Note、收據等 | 憑證本身仲未等於已經入帳 |
| 2. 日記簿 Daybook | 按交易類型記入對應嘅 daybook | 唔好全部塞入普通日記簿 |
| 3. 分類帳 Ledger | 過帳去銷貨／購貨分類帳同總分類帳 | 漏過帳會令帳戶結餘同試算表出錯 |
| 4. 試算表 Trial Balance | 把分類帳結餘編成試算表 | 平衡唔代表完全冇錯，只係借貸合計相等 |
課堂常用三大分類帳：銷貨分類帳、購貨分類帳、總分類帳。
Daybooks 同 Debit/Credit Note、Trial Balance 有咩關係？
Debit Note／Credit Note 係原始憑證，本身唔等於日記簿；退貨等交易先要由呢啲憑證記入銷貨退回或購貨退回日記簿。詳見「 甚麼是 DEBIT / CREDIT NOTE? 」。日記簿同分類帳過完帳、結餘之後，先編成 Trial Balance（試算表）嚟檢查借貸是否平衡，再去財務報表。錯誤更正（包括要入普通日記簿嘅更正分錄）見「 CORRECTION OF ERROR的終極攻略 」。現金簿出現銀行差異時，先會用到銀行往來調節表，見「 銀行往來調節表 Bank Reconciliation 攻略 」——唔好把現金簿當成 Bank Rec 本身。
DSE 常見失分
常見失分有三個。第一，把憑證當成已經完成入帳，例如見到 Credit Note 就當「日記簿都做晒」。第二，記入正確日記簿但漏過帳，或者過去錯誤嘅分類帳帳戶。第三，把現金簿當成銀行往來調節表，或者把全部交易一股腦記入普通日記簿，忽略專用 daybook。寫程序題時，先判斷憑證類型，再揀 daybook，最後先過帳。
常見問題 FAQ
Daybook 同 Ledger 有咩分別？
Daybook（日記簿）係交易由原始憑證首次入帳嘅本；Ledger（分類帳）係按帳戶把日記簿嘅分錄過帳之後，用來累積每個帳戶結餘嘅帳。日記簿記「發生咗咩交易」，分類帳先見到「呢個帳戶而家結餘幾多」。
有幾本日記簿？
課堂通常教 6 本 daybook：銷貨、購貨、銷貨退回、購貨退回、現金簿同普通日記簿。有啲課本會把 petty cash book 分開計而變成 7 本。答題重點係識邊本記咩、憑證點入、點過帳去分類帳。
想系統練日記簿／分類帳／去到 TB？
相關貼士：「 甚麼是 DEBIT / CREDIT NOTE? 」｜「 CORRECTION OF ERROR的終極攻略 」｜「 銀行往來調節表 Bank Reconciliation 攻略 」
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